Saya lagi buka kalender bulan ini, dan ada satu hal yang bikin saya berhenti sebentar. Kerjaan yang saya pikir udah saya lepas tiga bulan lalu, muncul lagi. Bukan persis yang sama, bentuknya beda, tapi rasanya familiar banget. Dulu yang numpuk itu balesan chat klien satu-satu. Sekarang yang numpuk itu saya harus ngecek ulang draft yang seharusnya udah kelar dikerjain orang lain, karena hasilnya belum sesuai yang saya mau, jadi saya turun tangan lagi.
Sempat saya mikir, berarti audit yang saya lakuin dulu gagal. Ternyata bukan gagal. Cuma saya kira itu proyek yang selesai sekali dan bisa dicentang terus dilupain, padahal harusnya jadi siklus yang saya ulang. Dan itu bedanya antara dua alat yang saya pakai selama ini sama satu framework yang baru-baru ini saya pelajari lebih dalam, namanya Buyback Loop.
Kenapa Audit Sekali Aja Gak Pernah Cukup
Saya udah pernah tulis soal milah kerjaan yang cuma saya bisa kerjain, itu dari framework Buyback Arrow. Saya juga udah tulis soal ngitung harga waktu saya sendiri biar gampang mutusin kerjaan mana yang layak dipegang. Dua alat itu masih saya pakai, dan masih kepake sampai sekarang.
Tapi ada satu bagian yang saya lewatin waktu itu. Buyback Arrow dan hitungan harga waktu itu ngasih kamu cara milah, sekali waktu, pas kamu lagi niat beresin sistem kerja kamu. Masalahnya, begitu kamu selesai milah dan lega karena udah lepas beberapa kerjaan, kamu cenderung ngerasa “beres” dan berhenti mikirin ini lagi. Terus tiga bulan kemudian, kerjaan baru numpuk, bentuknya beda, tapi polanya sama.
Dan Martell sendiri, orang yang bikin framework Buyback Arrow, punya versi lanjutan yang dia sebut Buyback Loop. Intinya, audit-transfer-isi ulang itu bukan proyek yang selesai sekali, itu siklus yang harus kamu ulang. Alasannya sederhana, kerjaan kamu berubah lebih cepat dari yang kamu sadari, dan yang udah kamu lepas bisa balik lagi dalam bentuk yang beda. Bukan karena kamu gagal delegasi, tapi karena posisi dan tanggung jawab kamu emang gak diam di tempat.
Tiga Putaran yang Saya Ulang Tiap Bulan
Buyback Loop punya tiga langkah, dan yang bikin ini beda dari sekadar audit kalender biasa adalah cara kamu ngeliat tiap langkahnya.
Audit Energi, Bukan Cuma Audit Waktu atau Uang
Kalau di harga waktu, saya rating kerjaan berdasarkan berapa nilainya per jam. Di Buyback Loop, saya nambah satu lapisan lagi, energi. Setiap kerjaan rutin saya kasih skor dari minus tiga sampai plus tiga, berdasarkan rasanya pas ngerjain, bukan berapa lama atau berapa nilainya.
Ini yang bikin saya sadar sesuatu yang gak kelihatan waktu cuma ngitung uang. Ada kerjaan yang murah dan cepat, tapi bikin saya lemes tiap kali harus mulai, misalnya ngurus dokumen administrasi yang formatnya berubah-ubah. Ada juga kerjaan yang makan waktu, tapi bikin saya semangat, misalnya nulis draft yang ada cerita pribadi saya di dalamnya. Kalau saya cuma pakai angka uang, dua kerjaan ini kelihatan setara. Begitu saya tambah angka energi, jelas banget mana yang harus saya lepas duluan, walau nilainya kecil.
Transfer ke Orang yang Tepat, Bukan Orang yang Paling Sibuk
Bagian ini yang paling saya ubah cara pikirnya. Insting pertama saya biasanya kasih kerjaan ke orang yang paling jago di tim, karena hasilnya pasti bagus. Ternyata itu salah satu kesalahan paling sering, karena orang yang paling jago biasanya udah paling penuh juga. Kalau saya tambahin beban ke dia, dua kemungkinan yang muncul, dia kelelahan, atau dia malah merasa cuma jadi tempat buang kerjaan yang gak mau saya pegang.
Yang lebih pas itu cari orang yang kapasitasnya masih ada ruang, dan kelihatan pengen belajar hal baru, walau belum secakap orang terbaik saya. Sebelum saya serahin, saya coba dokumentasikan dulu, biasanya cukup voice note tiga sampai lima menit yang jelasin langkahnya, atau catatan singkat berisi standar yang saya mau. Bukan langsung lepas tangan, tapi lewat beberapa kali dampingan dulu, saya kerjain sambil dia lihat, dia kerjain sambil saya lihat, baru dia pegang sendiri.
Isi Ulang, Tapi Jangan Buru-Buru
Bagian ketiga ini yang paling gampang dilewatin, dan saya bakal bahas lebih dalam di artikel lain karena ini pantas dibahas sendiri. Intinya, begitu kamu berhasil ngelepas satu kerjaan dan dapat waktu balik, jangan langsung diisi kerjaan lain. Kasih jarak dulu, biar kamu bisa mikir jernih apa yang beneran layak masuk ke slot yang baru kosong itu.
Kenapa Ini Harus Rutin, Bukan Sekali
Ada beberapa kalimat yang biasanya muncul di kepala saya kalau ternyata udah waktunya jalanin loop ini lagi. “Saya kerja malam terus padahal biasanya udah selesai sore.” “Tim saya nunggu saya buat approval hal-hal kecil.” “Saya kerjain ini sendiri lagi padahal dulu udah saya lepas.” Kalau dua atau tiga dari kalimat ini kedengeran familiar dalam sebulan terakhir, itu sinyal buat saya berhenti dan audit ulang, bukan nunggu sampai beneran kewalahan.
Dan Martell nyaranin siklus ini jalan tiap kuartal, karena dia ngomongin skala founder yang punya tim besar dan perubahan kelihatannya butuh waktu lebih lama buat kerasa. Buat saya yang kerja 2-4 jam sehari, skalanya lebih kecil, jadi perubahannya juga lebih cepat kelihatan. Saya coba jalanin ini tiap bulan, bukan tiap kuartal, karena di skala segini, satu kerjaan baru yang numpuk aja udah kerasa banget dampaknya ke waktu saya yang emang udah sempit.
Rasa Gak Enak Pas Delegasi Itu Tanda Baik
Ada satu hal yang menurut saya jujur perlu diomongin. Tiap kali saya lepas kerjaan ke orang lain, ada rasa gak enak yang muncul, kayak saya lari dari tanggung jawab, atau kayak saya kurang perhatian sama hasilnya. Saya sempat pikir rasa itu tandanya saya salah langkah.
Ternyata bukan. Rasa gak enak itu justru tanda saya lagi geser dari orang yang harus pegang semua sendiri, ke orang yang percaya orang lain bisa pegang bagiannya. Ini bukan cuma soal kerjaan kantor atau konsultasi, ini juga kerasa di rumah, waktu saya mulai percaya istri saya atau bahkan anak saya yang udah delapan tahun buat pegang tanggung jawab kecil yang dulu selalu saya urus sendiri. Awalnya kerasa aneh. Sekarang, saya anggap rasa aneh itu bagian dari prosesnya, bukan alarm buat narik semuanya balik ke tangan saya.
Bagaimana Ini Bekerja di Kehidupan Saya
Setiap akhir pekan pertama bulan, saya sisihkan sekitar tiga puluh menit buat lihat ulang kerjaan sebulan ke belakang. Saya gak bikin ini rumit, cuma catatan singkat, kerjaan apa yang bikin saya semangat, kerjaan apa yang bikin saya lemes, dan kerjaan apa yang ternyata balik lagi ke tangan saya padahal udah pernah saya lepas.
Bulan lalu, hasilnya saya nemu satu kerjaan yang saya kira udah beres saya delegasikan, ternyata balik karena orang yang saya kasih belum saya kasih standar yang jelas, cuma saya bilang “pokoknya kayak biasa.” Saya perbaiki dengan bikin catatan singkat berisi standarnya, dan sejauh ini gak balik lagi. Jujur, gak semua bulan saya konsisten jalanin review ini, ada bulan yang kelewat karena lagi sibuk atau lagi fokus sama anak yang sakit. Tapi begitu saya sadar kelewat, saya coba kejar minggu berikutnya, bukan tunggu bulan depan.
Saya percaya ini bagian dari kerja cerdas, bukan kerja keras. Bukan soal saya makin sedikit kerja, tapi soal saya makin sadar kerjaan mana yang emang pantas masuk ke waktu saya yang cuma 2-4 jam sehari itu, dan kerjaan mana yang cuma numpuk karena belum pernah saya tanyain ulang.
Siapa yang Akan Dapat Manfaat Paling Besar?
Cocok kalau kamu: udah pernah coba audit atau delegasi sekali, tapi ngerasa beberapa bulan kemudian kerjaan yang sama numpuk lagi dalam bentuk baru, dan kamu bingung kenapa usaha kamu kayak gak nempel lama.
Mungkin belum waktunya kalau: kamu belum pernah coba milah kerjaan sama sekali. Kalau ini kamu, mending mulai dari langkah paling dasar dulu, milah kerjaan mana yang cuma kamu bisa kerjain, baru pikirin soal siklus rutinnya belakangan.
Kalau Kamu Mau Belajar Bikin Ritual Review Kamu Sendiri
Kalau kamu mau saya bantu breakdown lebih detail soal cara bikin ritual review bulanan yang cocok sama jadwal kerja kamu sendiri, saya tulis lebih dalam di newsletter Not A Perfect Daddy. Gratis, dan saya kirim tiap minggu, isinya hal-hal yang bisa langsung kamu coba di waktu kerja kamu yang terbatas.
Gabung Newsletter Not A Perfect Daddy →
Pertanyaan yang Sering Muncul
Apa itu Buyback Loop, dan bedanya apa dengan Buyback Arrow yang pernah saya bahas?
Buyback Loop itu versi lanjutan dari Dan Martell, dan bentuknya siklus tiga langkah, Audit, Transfer, Isi Ulang, yang diulang terus. Buyback Arrow lebih ke cara milah kerjaan mana yang cuma kamu bisa kerjain, biasanya kamu lakuin sekali waktu pas lagi niat rapiin sistem. Buyback Loop ngajarin kamu ngulang proses milah itu secara rutin, karena kerjaan yang udah dilepas bisa balik lagi dalam bentuk yang beda dari sebelumnya.
Kenapa saya harus audit ulang kalau udah pernah saya lakuin bulan lalu?
Karena kerjaan dan tanggung jawab kamu berubah lebih cepat dari yang kamu sadari. Orang yang dulu kamu percaya buat pegang satu bagian, sekarang mungkin butuh dilatih ulang, atau malah udah pindah tanggung jawab. Audit satu kali cuma nangkep potret satu momen doang, sementara kerjaan kamu itu terus bergerak seperti video, bukan foto diam.
Gimana cara audit energi, bukan cuma audit waktu atau uang?
Kasih skor tiap kerjaan rutin kamu dari minus tiga sampai plus tiga berdasarkan gimana rasanya pas kamu ngerjain, bukan berapa lama waktunya atau berapa nilai uangnya. Kerjaan yang bikin kamu lemes tiap mulai, walau kelihatannya cepat dan murah, itu kandidat kuat buat dilepas duluan. Kerjaan yang bikin kamu semangat walau makan waktu lama, biasanya itu yang layak kamu pertahankan.
Kalau saya delegasiin kerjaan ke orang yang paling sibuk atau paling jago, itu salah?
Kemungkinan besar iya, dan ini kesalahan yang saya sendiri sering bikin dulu. Orang paling jago biasanya udah paling penuh jadwalnya, jadi kalau kamu tambahin beban ke dia, dia yang kelelahan, atau dia mulai merasa cuma jadi tempat buang kerjaan yang gak mau kamu pegang. Cari orang yang kapasitasnya masih ada ruang dan kelihatan pengen belajar, walau belum secakap orang terbaik kamu.
Berapa sering saya harus jalanin Buyback Loop ini?
Dan Martell nyaranin tiap kuartal buat founder dengan tim besar. Buat skala Daddy yang kerja 2-4 jam sehari, saya rasa sebulan sekali lebih pas, karena di skala kecil, satu kerjaan baru yang numpuk aja udah kerasa dampaknya. Yang penting bukan angka pastinya, tapi ada jadwal tetap yang kamu pegang, bukan nunggu sampai beneran kewalahan dulu baru mikirin ini.