Saya inget banget satu masa waktu saya ngukur niat kerja dari seberapa capek saya di akhir hari. Laptop masih nyala jam 11 malam, anak-anak udah tidur dari jam 8, dan saya masih di depan layar sambil mikir, ini demi keluarga juga kok. Paginya saya bangun capek, ketemu anak cuma pas sarapan buru-buru, terus buka laptop lagi. Saya kira itu namanya kerja keras. Ternyata itu cuma tanda saya nggak punya sistem, dan saya nutupin lubangnya pakai jam tambahan tiap hari.
Waktu itu saya bisa kerja sampai 10 jam sehari dan tetap ngerasa ketinggalan. Kerjaan yang sama saya kerjain ulang dari nol tiap minggu, keputusan kecil yang sama saya pikirin ulang tiap kali muncul, dan waktu buat anak cuma dapet sisa-sisa energi yang udah abis duluan. Saya pikir masalahnya saya kurang effort. Ternyata masalahnya saya kerja keras di hal yang seharusnya cukup dikerjain sekali, terus dijalanin berulang tanpa saya harus turun tangan lagi tiap kali.
Kerja Keras dan Mikir Sistem Itu Bukan Soal Effort, Tapi Soal Keyakinan
Saya sempat pelajari materi soal mindset sistem dari salah satu coaching bisnis yang saya ikutin, dan satu hal yang nempel banget di kepala saya, ini bukan soal skill bikin SOP atau checklist. Ini soal keyakinan yang kamu pegang duluan, jauh sebelum kamu mulai bikin sistem apapun. Orang yang capek terus itu bukan karena dia males bikin sistem, tapi karena dia percaya sama tiga hal yang sebenarnya keliru.
Keyakinan pertama, saya nggak sempet duduk nulisin cara saya kerja, mending langsung kerjain aja biar cepet selesai. Ini kedengeran masuk akal, tapi ini paradoks. Nulisin satu proses sekali butuh waktu dua sampai tiga jam. Tapi tanpa itu, saya abisin puluhan jam tiap bulan buat ngulang penjelasan yang sama, ke orang yang sama, atau ngerjain ulang hal yang harusnya bisa dijalanin orang lain kalau aja saya sempet tulis sekali di awal.
Keyakinan kedua, bikin sistem itu makan waktu, mending saya pakai waktu itu buat kerjaan yang keliatan hasilnya sekarang. Ini soal cara ngukur yang salah. Satu jam yang saya pakai buat dokumentasiin satu proses hari ini, bisa jadi leverage buat ratusan jam ke depan, karena proses itu bisa dipakai berulang tanpa saya harus ada di situ lagi. Kerjaan yang keliatan hasilnya sekarang itu cuma ngasih return sekali, sistem ngasih return berkali-kali.
Keyakinan ketiga, nggak ada yang bisa ngerjain sekualitas saya. Ini yang paling susah saya lepas, jujur aja. Tapi kebenarannya, saya nggak butuh orang yang ngerjain persis kayak saya. Saya cuma butuh orang yang bisa ngerjain cukup baik buat gerakin sesuatu maju. Kalau saya kasih 80 persen eksekusi ke orang lain, saya dapet ruang buat 100 persen fokus di hal yang beneran cuma bisa saya kerjain sendiri.
Begitu tiga keyakinan itu kebalik, muncul cara pikir yang beda. Setiap sistem yang saya bikin sekali, ngebeliin waktu saya selamanya, bukan cuma buat hari itu. Dan yang paling nempel buat saya, bangun sistem itu paling enak dilakuin sebelum sakitnya dateng, bukan pas saya udah keteteran dan panik cari jalan keluar cepet.
Kalender yang Nggak Pernah Bohong
Ada satu konsep dari materi yang sama yang bikin saya diem cukup lama pas pertama denger. Kalender kamu adalah bukti paling jujur soal ke mana sebenarnya energi kamu pergi, bukan niat atau tujuan yang kamu tulis di notes. Kalau kamu mau berkembang, sebagian besar dari kalender kamu harus dipakai buat aktivitas baru, bukan cuma ngulang aktivitas yang sama kayak minggu-minggu sebelumnya.
Saya coba cek kalender saya sendiri waktu itu, dan hasilnya bikin saya nggak nyaman. Hampir semua slot kerja saya isinya hal yang sama persis kayak minggu lalu, dan minggu sebelum itu lagi. Bales chat yang sama, bikin ulang keputusan kecil yang sama, ngerjain sesuatu dari nol yang harusnya udah bisa jalan sendiri kalau saya sempet dokumentasiin sekali. Nggak ada ruang buat hal baru, karena semua ruang kepakai buat ngulang hal lama.
Yang saya pelajari, ini bukan soal saya harus nambah jam kerja biar ada ruang buat hal baru. Justru sebaliknya. Kalau saya mau punya waktu 2-4 jam kerja yang beneran kepakai buat hal yang penting, sebagian dari waktu itu harus saya pakai buat bangun sistem yang bikin hal-hal lama jalan sendiri, bukan buat ngerjain hal lama itu lagi dengan cara yang sama.
Metode Camcorder: Dokumentasi Sambil Jalan, Bukan Nunggu Sempurna
Satu istilah lain dari materi yang sama yang kepakai banget buat saya, namanya metode Camcorder. Intinya sederhana, rekam atau catat apa yang kamu kerjain persis pas kamu ngerjainnya, bukan nunggu enam bulan sampai prosesnya “matang” baru didokumentasiin. Alasannya masuk akal, kalau kamu nunggu sampai matang, ingatan kamu soal detail-detail kecil di awal udah keburu ilang, dan proses yang kamu tulis nanti udah beda sama proses yang beneran kamu jalanin dulu.
Saya coba pakai ini buat hal simpel, cara saya susun jadwal kerja mingguan. Dulu saya nyusun ulang dari nol tiap hari Minggu malam, mikir lagi urutan mana yang harus didahuluin, padahal pola yang saya pakai sebenarnya udah sama tiap minggu. Begitu saya mulai catat urutan itu persis pas saya lagi nyusunnya, bukan nunggu sampai saya rasa “udah oke banget nih caranya,” saya baru sadar ternyata polanya udah ketemu dari minggu kedua. Minggu-minggu berikutnya saya tinggal ikutin catatan itu, sisa waktu yang biasanya kepakai buat mikir ulang, sekarang kepakai buat hal lain.
Bagaimana Ini Bekerja di Kehidupan Saya
Dulu balesan WhatsApp kerjaan saya tersebar sepanjang hari, tiap notifikasi bunyi saya buka, jawab, balik lagi ke kerjaan, kepotong lagi pas notifikasi berikutnya. Kalau ditotal, itu makan sekitar tiga jam sehari, tapi kerasa kayak nggak ngerjain apa-apa karena kepotong-potong terus. Saya pikir itu tanda saya responsif dan sigap. Ternyata itu cuma cara saya kerja keras di hal yang sebenarnya bisa dijadwalin.
Saya coba audit dulu, saya perhatiin jam berapa aja saya paling sering kena notifikasi, dan jenis chat apa yang sebenarnya butuh jawaban cepet versus yang bisa nunggu. Dari situ saya bikin dua slot khusus, jam 10 pagi dan jam 3 sore, masing-masing 30 menit, buat bales semua chat sekaligus. Di luar dua slot itu, notifikasi saya matiin. Awalnya kerasa aneh, saya khawatir keliatan nggak sigap. Tapi setelah beberapa minggu, waktu yang tadinya kepotong-potong tiga jam itu, sekarang beres dalam satu jam total, dan sisanya balik ke jam kerja saya yang lebih fokus, atau ke sore hari sama anak-anak tanpa saya harus mantau layar tiap lima menit.
Ini bagian kecil aja dari cara saya coba kerja cerdas, bukan kerja keras. Tapi efeknya kerasa, karena bukan cuma soal dapet waktu lebih banyak, tapi soal waktu yang ada nggak lagi kepotong-potong sama hal yang sebenarnya bisa dijadwalin sekali dan jalan sendiri.
Siapa yang Akan Dapat Manfaat Paling Besar?
Cocok kalau kamu: ngerasa kerja lebih banyak jam tapi hasilnya jalan di tempat, dan pas dicek, kalender kamu isinya hal yang sama persis kayak minggu-minggu sebelumnya.
Mungkin belum waktunya kalau: kamu baru mulai kerjaan atau bisnis dan memang masih di fase coba-coba nyari pola yang bener. Sistem itu paling kepake buat hal yang udah kebukti berulang dan makan waktu, bukan buat hal yang masih kamu rabaraba caranya.
Kalau Kamu Mau Bangun Ini Jadi Sistem yang Lebih Utuh
Cara mikir sistem ini baru satu bagian dari yang saya sebut Daddy Freedom System, cara saya susun kerjaan supaya jam kerja saya beneran kepakai untuk hal yang penting, dan sisanya kepakai untuk hadir untuk anak. Kalau kamu mau saya bahas lebih dalam gimana saya susun ini jadi kebiasaan mingguan, saya kirim langsung ke email kamu lewat newsletter Not A Perfect Daddy, gratis, dan saya kirim tiap minggu.
Gabung Newsletter Not A Perfect Daddy →
Pertanyaan yang Sering Muncul
Kenapa saya masih ngerasa lebih aman kalau saya yang pegang semuanya sendiri?
Itu wajar, apalagi kalau selama ini kamu emang yang paling ngerti detailnya. Tapi coba tanya ke diri sendiri, aman buat siapa. Kalau kamu yang harus pegang semuanya sendiri, yang aman cuma hasil kerjaannya, bukan waktu kamu buat keluarga. Satu langkah lebih jauh dari sekadar aman itu, kamu percaya sistem yang udah kamu bangun bisa jalan tanpa kamu harus ada di tiap detail.
Gimana saya mulai kalau saya nggak tau harus dokumentasiin yang mana dulu?
Coba list tiga hal yang paling sering kamu kerjakan ulang tiap minggu, yang makan waktu paling banyak. Pilih satu yang paling sering muncul. Itu titik mulainya, bukan yang paling rumit atau paling penting kelihatannya, tapi yang paling sering berulang.
Apa ini cuma berlaku buat urusan kerjaan, bukan urusan rumah?
Berlaku juga buat urusan rumah. Rutinitas pagi, jadwal siapin bekal anak, cara ngatur waktu belanja bulanan, semua itu bisa dilihat pakai cara yang sama. Kalau kamu ngerjain ulang keputusan yang sama tiap hari padahal polanya udah keliatan, itu tanda kamu butuh sistem kecil, bukan effort lebih.
Kalau saya udah coba tapi balik lagi ke pola lama, apa artinya saya gagal?
Nggak. Ini kejadian sama saya juga beberapa kali. Yang biasanya kejadian, sistemnya belum cukup sederhana buat dijalanin pas kamu lagi capek atau buru-buru. Coba sederhanakan lagi sistemnya, bukan nyalahin diri sendiri karena nggak konsisten.
Apa saya perlu tools khusus buat mulai cara mikir sistem ini?
Tidak perlu. Saya sendiri mulai cuma pakai catatan sederhana di HP. Yang penting bukan tools-nya, tapi kebiasaan buat berhenti sebentar dan tanya, ini hal yang bisa saya sistemin atau ini emang butuh saya kerjain langsung.