Omzet marketplace dan payout bank menjawab pertanyaan berbeda. Omzet berkaitan dengan transaksi penjualan, sedangkan payout adalah perpindahan dana setelah potongan dan aturan penyelesaian yang berlaku. Rekonsiliasi dilakukan dengan menghubungkan order, rincian settlement, payout, dan penerimaan bank, lalu menjelaskan saldo yang belum cair.
Jangan mengubah seluruh selisih menjadi “biaya admin”. Sebagian mungkin merupakan order belum selesai, refund, subsidi yang belum diterima, atau transaksi periode sebelumnya. Nama kategori perlu mengikuti bukti.
Siapkan empat lapisan data
Ambil ekspor order, rincian penghasilan atau settlement, daftar payout, serta mutasi bank untuk periode yang relevan. Nama laporan dan kolom dapat berbeda menurut platform. Simpan tanggal pengambilan karena beberapa status masih dapat berubah.
Pada data order, cari order ID, item atau varian, nilai barang, diskon, komponen pengiriman, status dan tanggal. Pada settlement, cari order ID yang sama beserta potongan serta penyesuaian. Pada payout, simpan payout ID, nominal dan tanggal. Mutasi bank menjadi bukti penerimaan, bukan bukti seluruh komponen penjualan.
Pisahkan tanggal order, penyelesaian, pencairan, dan masuk bank. Memaksa semuanya ke tanggal order dapat membuat akhir bulan terlihat tidak cocok meskipun dananya hanya belum dipindahkan.
Pastikan siapa yang menanggung potongan
Voucher penjual mengurangi nilai yang menjadi hak bisnis sesuai mekanismenya. Voucher yang benar-benar dibiayai platform dapat mempunyai perlakuan berbeda. Jangan menganggap semua voucher menambah biaya penjual atau semua subsidi akan diganti.
Periksa dokumen transaksi dan aturan program yang benar-benar diikuti. Pisahkan nilai dibayar pembeli dari penggantian platform yang sudah menjadi hak dan tercatat. Penggantian yang masih disengketakan jangan dimasukkan seolah sudah diterima.
Komponen ongkir dan pajak juga membutuhkan definisi. Nilai yang hanya diteruskan kepada pihak lain tidak otomatis menjadi pendapatan yang bebas dipakai. Gunakan kebijakan pencatatan bisnis yang konsisten dan bantuan pembukuan jika klasifikasinya belum jelas.
Bangun jembatan per order
Berikut ilustrasi sederhana tanpa komponen pajak atau ongkir pembeli. Subsidi platform pada order A diasumsikan sudah dikonfirmasi sebagai hak penjual. Fee 8% hanyalah angka contoh, dihitung dari hak penjual sesudah diskon penjual.
| Komponen | Order A | Order B |
|---|---|---|
| Nilai barang awal | Rp120.000 | Rp200.000 |
| Diskon dibiayai penjual | Rp10.000 | Rp20.000 |
| Hak penjual sebelum fee | Rp110.000 | Rp180.000 |
| Dibayar pembeli untuk barang | Rp105.000 | Rp180.000 |
| Subsidi platform terkonfirmasi | Rp5.000 | Rp0 |
| Fee contoh 8% | Rp8.800 | Rp14.400 |
| Potongan pemenuhan contoh | Rp4.000 | Rp6.000 |
| Nilai settlement neto | Rp97.200 | Rp159.600 |
Pada A, Rp105.000 dari pembeli ditambah Rp5.000 subsidi menghasilkan hak Rp110.000. Subsidi tersebut tidak ditambahkan lagi di atas Rp110.000. Setelah potongan Rp12.800, settlement netonya Rp97.200.
Jumlah settlement kedua order Rp256.800. Angka ini belum menjadi profit karena harga pokok barang, media, dan biaya lain yang belum dipotong tetap perlu diperhitungkan. Jangan mengurangi potongan pemenuhan yang sama lagi saat menghitung contribution.
Cocokkan saldo awal, perubahan, dan saldo akhir
Misalkan terdapat saldo awal yang belum dicairkan Rp50.000. Selama periode contoh, dua order tadi menambah settlement neto Rp256.800. Payout yang terkonfirmasi masuk bank Rp147.200, tanpa penyesuaian lain.
Saldo akhir belum cair = Rp50.000 + Rp256.800 − Rp147.200 = Rp159.600
Payout Rp147.200 dapat mencakup saldo awal Rp50.000 dan order A Rp97.200. Itulah sebabnya membandingkan payout periode ini langsung dengan penjualan periode ini dapat menyesatkan. Uang dari periode sebelumnya bisa ikut masuk sekarang.
Tambahkan baris terpisah untuk penyesuaian, refund, chargeback, atau penahanan yang memang muncul. Jika refund sudah mengurangi nilai settlement, jangan menguranginya lagi dengan nominal yang sama pada jembatan saldo.
Pertahankan selisih yang belum terjelaskan
Buat daftar selisih dengan order atau payout ID, nominal, dugaan, bukti yang sudah ada, owner, dan tindakan berikutnya. Nilai belum diketahui tidak sama dengan nol. Jangan membuat baris penyesuaian tanpa alasan hanya agar total bank terlihat cocok.
Periksa lebih dahulu kesalahan teknis sederhana: satu order muncul pada beberapa baris item, total payout ikut dijumlahkan bersama detailnya, angka terbaca sebagai teks, atau periode berbeda. Setelah itu, telusuri transaksi yang tertunda dan aturan biaya terkait.
Gunakan satu ID payout untuk mencocokkan transfer. Jangan menghitung status “diproses” dan “selesai” sebagai dua penerimaan. Jika nominal transfer dipotong biaya tambahan, simpan bukti potongan tersebut dan cocokkan nilai sebelum serta sesudahnya.
Gunakan hasil sesuai keputusan
Angka yang telah cocok dapat dipakai untuk menghitung harga minimum promo dan menyusun jadwal kas persediaan. Keduanya memerlukan sumber biaya dan waktu penerimaan yang benar.
Jika masalahnya adalah revenue yang diklaim beberapa platform iklan, gunakan rekonsiliasi atribusi dengan transaksi toko secara terpisah. Settlement menjelaskan dana penjual; ia tidak menentukan channel mana yang menyebabkan pembelian.
Hasil pekerjaan ini adalah total yang cocok atau daftar selisih terbuka yang spesifik. Simpan file sumber, definisi kolom, tabel pencocokan dan tanggal pemeriksaan agar periode berikutnya dapat dilanjutkan tanpa menebak dari awal.
