Bisnis dapat menghasilkan contribution positif tetapi kekurangan kas karena barang, iklan, atau supplier dibayar sebelum dana penjualan tersedia. Untuk melihat kebutuhan modal kerja, buat jadwal uang keluar dan uang masuk berdasarkan tanggal nyata, kemudian cari saldo terendah sebelum payout berikutnya.
Laporan laba menjelaskan hasil ekonomi suatu periode. Jadwal kas menjelaskan kemampuan membayar pada waktunya. Stok yang masih di gudang dan saldo marketplace yang belum dapat dicairkan tidak bisa diperlakukan seperti uang bebas di rekening.
Mulai dari satu batch yang dapat ditelusuri
Pilih satu batch barang atau kelompok pesanan yang cukup jelas. Catat uang muka supplier, pelunasan, biaya barang sampai lokasi, pengemasan, media, penerimaan settlement, serta kewajiban lain yang terkait.
Tulis kejadian dan tanggal pembayarannya secara terpisah. Barang diterima tanggal 10, tagihan jatuh tempo tanggal 20, dan supplier benar-benar dibayar tanggal 19 adalah tiga fakta berbeda. Untuk proyeksi, simpan tanggal rencana; setelah terjadi, isi realisasi tanpa menghapus perbedaannya.
Jika satu invoice memasok beberapa SKU, pertahankan total kas invoice. Alokasi ke SKU dapat membantu analisis, tetapi jangan menjumlahkan total invoice dengan alokasinya lagi.
Ikuti saldo berjalan, bukan hanya total akhir
Contoh ilustratif berikut menggunakan saldo awal Rp6 juta. Seluruh nilai dibuat untuk latihan, dengan asumsi tidak ada penerimaan atau pengeluaran lain pada tabel.
| Hari | Kejadian | Kas masuk | Kas keluar | Saldo akhir |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Uang muka barang | Rp0 | Rp2 juta | Rp4 juta |
| 14 | Pelunasan dan biaya barang sampai lokasi | Rp0 | Rp3 juta | Rp1 juta |
| 21 | Pembayaran media | Rp0 | Rp500 ribu | Rp500 ribu |
| 28 | Payout pertama | Rp4 juta | Rp0 | Rp4,5 juta |
| 42 | Payout berikutnya | Rp3 juta | Rp0 | Rp7,5 juta |
Total penerimaan Rp7 juta dan pengeluaran Rp5,5 juta. Selisih kas batch Rp1,5 juta, sebelum pengeluaran lain di luar cakupan. Namun, sebelum payout pertama, Rp5,5 juta sudah keluar dan saldo tinggal Rp500 ribu.
Hasil akhir positif tidak menghapus kebutuhan kas di tengah perjalanan. Kalau bisnis mempunyai kewajiban lain Rp1 juta pada hari 22, saldo contoh belum mencukupi. Kewajiban tersebut perlu masuk jadwal perusahaan, walaupun tidak dibebankan sebagai biaya batch yang sama.
Bedakan saldo terlihat dan dana yang sudah mempunyai tujuan
Saldo Rp4,5 juta pada hari 28 belum otomatis seluruhnya dapat dipakai restock. Periksa tagihan jatuh tempo, biaya pemenuhan order yang belum selesai, refund yang sudah disetujui, dan kebutuhan operasi lain yang memang diketahui.
Jangan mengurangi kewajiban yang sama dua kali. Jika jadwal sudah mencatat pembayaran supplier hari 14, tagihan itu tidak lagi menjadi kewajiban tertunda hari 28. Sebaliknya, tagihan yang belum dibayar tetap perlu terlihat meskipun saldo kas saat ini tampak besar.
Pisahkan pembayaran pelanggan, saldo yang tertahan, payout yang sudah dikirim, dan penerimaan bank yang sudah cocok. Rekonsiliasi order, fee, dan payout membantu menjelaskan perbedaan antarangka tersebut.
Pakai cash conversion cycle sebagai ringkasan
Secara umum, cash conversion cycle dapat diringkas sebagai hari persediaan ditambah hari penagihan atau penerimaan, dikurangi hari pembayaran supplier. Pada ilustrasi agregat, 25 hari persediaan + 7 hari sampai penerimaan − 15 hari tempo supplier menghasilkan 17 hari.
Angka itu membantu membahas berapa lama dana terikat. Ia tidak menunjukkan seluruh kebutuhan kas per tanggal, terutama ketika ada uang muka, pembayaran bertahap, beberapa payout, atau refund. Untuk keadaan tersebut, jadwal arus kas tetap diperlukan.
Gunakan basis perhitungan yang konsisten jika memakai rasio keuangan dari laporan. Jangan menggabungkan hari stok satu SKU dengan waktu payout seluruh toko lalu menyebutnya siklus seluruh bisnis. Untuk awal, garis waktu satu batch sering lebih mudah diperiksa daripada satu angka rata-rata.
Uji keterlambatan pada titik yang paling rentan
Kembali ke contoh saldo. Jika payout pertama mundur dari hari 28 ke hari 35, saldo Rp500 ribu harus menanggung tujuh hari tambahan sebelum penerimaan. Jika barang berikutnya harus dibayar pada hari 30, rencana restock yang semula terlihat nyaman perlu ditinjau.
Buat skenario lain yang relevan: sebagian order batal, supplier terlambat, barang perlu pemeriksaan ulang, atau stok bergerak lebih lambat. Hindari memberi label pasti terjadi. Tujuannya melihat komitmen apa yang akan sulit dipenuhi jika asumsi berubah.
Respons dapat berupa menyesuaikan batch, mengubah waktu pemesanan, menegosiasikan ketentuan yang disepakati, atau menunda ekspansi. Pilihan pembiayaan mempunyai biaya dan risiko sendiri; jadwal ini belum menentukan pilihan pendanaan terbaik.
Hubungkan kebutuhan kas dengan pengadaan berikutnya
Pemesanan ulang perlu melihat stok dan kas bersama. Reorder point memberi sinyal kapan pasokan perlu direncanakan. Jadwal kas menunjukkan apakah pembayaran dan kewajiban dalam rencana dapat ditanggung pada waktunya.
Simpan tabel dengan saldo awal, tanggal, kejadian, rencana, realisasi, kewajiban terbuka, serta saldo terendah. Tentukan siapa memperbarui payout dan siapa mengonfirmasi tagihan supplier. Dengan begitu, keputusan restock mengikuti uang yang benar-benar tersedia beserta komitmennya, bukan hanya omzet yang terlihat di dashboard.
